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如何有序推进你的工作进度条?

金九银十,是跳槽的活跃期,猎头的业务也非常忙碌,周一开会时和团队过进度,很多团队顾问人均职位超过十个。

有的猎头会因为工作任务增加,抓得住重点业绩节节上升,有些猎头忙得天天加班,连午餐时也盯着电脑,却没什么成果。这种情况在很多人都有,多任务工作往往顾此失彼,看似做得很多,结果却很少。每个工作进度条都只有开始一段是亮的,后面就没有了....

前不久我也接到一位读者来信说自己工作做了很多,一仆多主,几个领导,个个都在催,有好几个项目同时进行,她手忙脚乱,一会儿做项目方案,一会儿做市场资料报告,自己忙得生病了还要帮主管联系展会供应商,越忙越错,季度评估又得了个Bottom(最差20%),简直暗无天日,只有辞职一条路了。

现代职场的大部分情况都是工作任务太多,时间不够用,忙不过来的人很多。加上现代人角色多样化,又处信息过载的时代,焦虑情况下就会多任务同时开弓,人的力量有限,自然大部分有点强度的弓都拉不开了,可如果一直拉的是很轻的弓,怎么会有大的收获?

我们忙碌的工作并不是目的,而是希望有结果。

《孙子兵法》里有“多算胜,少算不胜,何况无算乎?”,意思是说,考虑周全,方法得当,成功率就高;考虑不当,筹划不足,成功率就低,更不要说不经考虑就想当然地做事了。职场工作中只有学会周全考虑,找对了方法,提升工作效率,工作效率提升是为了工作效果更好,这时候不是多做,而是聚焦重要的任务,集中力量先拉开强弓,“百鸟在林不如一鸟在手”,不断锻炼自己的能力,才能扩大成果。

一、拿到任何一项工作都先花时间重新设计一下自己的工作流和时间流

村上春树说过:“人生中总有一个先后顺序,也就是如何依序安排时间和能量,到一定的年龄之前,如果不在心中制订好这样的规划,人生就会失去焦点,变得 张弛失当”

其实工作也是一样,人的时间,精力都是有限的,不能让任务杂乱无序,占满自己的时间,耗尽自己的能量。工作只有排在自己的时间流上才能有工作流。工作重要程度应该按自己的工作目标进行排序。

每个人的目标不一,对任务的评估就不一致,同样我们可以按任务的评估将任务也放到时间管理四向限中。

将重要的项目按紧急程度再加以排序,用列清单的方式将项目和时间进度分配好,所有的项目开始前都做个项目计划,设计一个项目的进度条和倒计时,我个人习惯给每个重要项目在笔记本上手工画个进度图(因为我的Excel用得很差,甘特图做得惨不忍睹,就只能手工画了,这个不要学我),配合手机APP AT用。

根据自己的职业目标,设定阶段性目标,让自己的工作时间出成果,要让工作向结果推进,要做离结果近的工作

二、将工作结构化

大部分工作都是N+1型工作。N代表以前的成果(基础),1代表你要加上的。

我们的绝大部分工作都有可参考的资料或案例。前人或自己做过的一些成功案例、话术、基础......争对自己的工作或者写个“角本”,或者建个模板,让工作结构化。将以前的N找到,在这个基础上再加上自己新的工作就会清晰很多,也会容易很多。

比如猎头的任何一个新项目,此前都有可能会有类似的项目可供参考,即使是全新的项目也会有一些成功的结构可以参考。

每一项工作都可以设计出自己适用的各类模板,建立自己的N,比如邮件模板:向候选人索取简历的模板、答复客户的模板、安排面试的模板、追踪客户的模板….

工作的很大一部分也会有一部分是固定的。根据自己的工作特点建些自己的通用模板库,处理各类常见情况都可以有模板,出现这种情况可以随时调用模板,不需要每次都辛苦的全部不着边际的“创造”。

找到模板,案例,做好结构,而不是拿到一个任务不加思索的蛮干起来。很多人都是先做起来,做不了再找资料,容易漫无边际,如果开始就定下方法,有些结构化的样本可以参考,对项目或任务就有较清晰的评估。

工作结构化设计好,不仅效率高,不易出错,也会节省脑力,用于更有创造力的工作

三、每日将工作做成闭环

每天上班时(或前一日下班前)做个当日计划,将每日工作写下来,哪怕列个简单的清单,也能让工作有条理,解放大脑。

盯紧当日重点,深入工作。设一到三个重点任务,规定自己一定要有成果。

每日结束时,检查工作清单,看看当日的任务完成情况,重点任务完成了没有,并在每个项目上登记进度条。

每日的工作要形成闭环。才有可能不断提高。

四、集中精力,排除干扰

任务工作时,不宜过多切换,应该集中精力专注于一项主要的工作,完成阶段性任务后再转到下一个任务,切忌这个任务做做,还没怎么样,觉得难或者出现打扰,就放下任务,开始做别的工作。一次工作的切断,再到集中精力会花15-23分钟才能恢复专注。这样会把整块时间切成碎片时间,而注意力分散不集中的后果就是很难静心深入工作。自己心浮时工作就会显得难。

1.在工作之前,做好准备工作,倒好水,上好厕所,把手机设静音,在手边放好纸笔,如果有什么灵感或干扰都可以先记下,再统一处理。

外部干扰:在开始工作后,将手机设成免打扰,错过重要的事情,大部分即时通讯,工作时间最重要的无非是客户电话,自己的客户大多有数,即使少量电话漏接,问题也不是很大,因为你可以主动再打过去。

如果环境嘈杂,必要是可以戴上降噪耳机。我有自己的办公室,但在处理特别重要的工作时,我有时会带上电脑,找一个会议室排除干扰。

在别人找你时,你可以示意,正在做重要工作,待会儿去找Ta。然后在纸上记录下来。在工作时,一定要设好边界。

内部干扰:我们更多的干扰是来自内部,刚进入工作状态,很容易会有各种念头冒出来,一会儿想到有个电话要打,一会儿想起要定餐,我经常是在工作中会想到看到书单上的哪本书就想去买….想到事情,不打断自己手头的工作即刻去做,而是先用手头纸笔记下来,等到工作告一段落时,再去统一处理。

2.化被动为主动

外联型的工作最易被切断,就不宜被动等安排。

要将碎片工作集中下来做,比如集中打电话、集中处理邮件、集中联系客户、集中发信息、每天集中时间段处理杂务….

3.如果注意力分散已经成了常态,可以用番茄工作法强制自己专注一段时间再放松一小段时间。

标准番茄钟设置是工作25分钟,休息5分钟,根据自己注意力集中的情况,也可以设长一点,我在攻一些大任务,或任务较多时,也会用此类方法帮助自己深入下去,比如,有时工作极多,我又需要赶一篇文章时,这时就要迅速进入状态,在两小时内完成。我一般会花十五分钟选题,休息五分钟,再定个100分钟的大番茄,专注完成,Deadline会让你小宇宙爆发的。

五、分解工作,设立仪式

有时工作任务很烧脑,工程很浩大,我们开始时难免心生惧意,这时表现就是拖延症了,我们会不断找借口,做这个做那个,总之就不想开始我们自己知道最重要的工作,然后拖到最后deadline,胡乱交差,结果就想而知。

这样的工作可以进行分解,分解到可以填空一部分,或者有一部分很容易开始,对于最难最核心的一部分,如果无从下手,可以劝自己先开始,可以建立一个开始仪式,我的习惯是随便写,把脑子里想到的念头胡乱全写下来,慢慢就能进入状态。我的朋友Zara是在纸上画个结构图,你也尝试找到让你尽快进入状态的方法。

六、交替任务,降低疲劳

这里的交替,不是切断,而是换脑工作。这时候可以多用“莫法特工作法”,这在《最不需要意志力的时间管理法》中有较详细的介绍。

如同农业间作套种,各种作物可以交替耕种也不会影响土地产量。工作工作之间可以交替,如果交替良好,也不会影响效率。我们的工作会有各种不同的任务,有的简单,有的复杂,有的需要脑力,有的需要体力,有的左脑,有的右脑….比如,我些工作需要打电话,有些工作需要写报告,有些部分需要收集图片。长时间做一类工作会在体力,心力上有疲倦感。如果能交替工作,时间利用的效率就会增加,效果却不会减退。

莫法特是《圣经.新约》翻译者,他的书房里放着三张书桌,一张桌上放着他要翻译的《圣经.新约》,一张桌上放着他要写的论文,一张桌上放着他要写的侦探小说,他一个任务累了就换另一个桌子做另一个任务……后来,就有人把这种交替工作的方法称为“莫法特工作法”

比如,我在回好邮件会写报告,写过报告会和同事谈话,谈话后会写文章,写好后会搜集图片,做好配图会打电话….这样工作经常交替用到左右脑,大部分时候并不觉得工作量很大,却还有不少看得出的结果。这种方法还是聚焦在重要任务上,只不过将任务的不同特点进行交替。

正如《自制力》中所说,做太多事情,对每件事情的付出就必然少了。只有聚焦在重要的任务上,坚决的推进重要工作的进度条,才能用成果证明自己价值。与时光共进的,才会是你在职场上的价值。

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