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效率|如何同时处理十件事?

话说“时间就是金钱”,所以说节省了时间就是节省了金钱,更是节省了生命,啊呸,是延长了生命~

在同样的八小时里,你处理的事情与别人多得多,同时还能保证质量,想想那个场面,是不是美得不要不要的呀,这就是效率和能力的体现,也是升职加薪的前提呀~~

今天,本女王就跟大家唠叨一下,怎样高效率的同时处理多件事:

一、起源

我们分公司一共四个部门250人(这个数字真是巧合),其中三个部门是产出部门,产出带来利润,也就意味着高大上、叼炸天~

剩下一个部门,就是我所在的办公室,一共7个人,还包含办公室主任,恩,没有产出,活该累死累活的部门~~

这意味着,1千2百平米的职场、250人的后勤工作,我们7人全包,其中还有1个是指挥官。

我们6个小喽喽负责整个分公司,你能想象到的所有后勤工作和各种杂事,人事、培训、行政、财务、公众号运营、党工团、客户活动支持等等。

一个人干一块,一个萝卜一个坑。

本职工作都是忙到飞,走路都得是小跑。

而真正让我思考同时处理多件事的原因是:

人事请婚假,休假15天。

我是培训,只有我能代职人事。

在那15天里,我原本忙飞的状态,还要再加一个人的工作量,天呐~

人都是这样,逼一逼就好了,嘿嘿~

在八个小时里,我干了两个人的活,终于在人事休假回来后,工作零纰漏的交还给她,呼~松了一口气,我是怎样做的呢?

二、黎氏罗列事项

1、罗列事项:每天早上提前二十分钟到公司,用标签纸罗列今天要处理的事情~

(为了文章,曝了我这么丑的字,我也是蛮拼的……)

由于事情太多了,我列了两张标签纸……

(真的努力了,可是字就是丑)

2、事项分类:将每一件事进行A/B类分类

什么是A类事项

答:① 用时较长 ② 程序复杂 ③ 需要专心做,不能被打扰的事项(符合一个条件即可)

例如,制作PPT,画图,客户拜访等等这都属于A类事项

什么是B类事项

答:① 用时较短 ② 程序简单 ③ 不需要专心做,可以随手做的事项(符合一个条件即可)

例如,送资料,催收表格,收发邮件等等这都属于B类事项

(小主,你且忍耐忍耐)

3、画线:取另外一张标签纸,在中间画一条竖线,这样标签纸就分为了左列和右列~

(真是看不下去这么丑的字)

4、A类排序:按照时间顺序或者重要性顺序,将A类事项列在左列(保持较宽的行距)~

5、添加B类:将每一个A类事项进行分析,有没有碎片时间能够利用,如果有,将时间地点合适的、能够同时处理的B类事项写在对应的右列

(其实我的字还是有潜力的)

(不仅字丑,拍照也丑)

6、行动:开始从第一个A类事项做起,顺便把B类事项搞定

7、完成:每做完一件事,便划掉或者打钩一件事(哪种方法,内心更爽,更有成就感,就用哪种方法)

(倒数第二张,嘿嘿)

三、重点在这

我的方法很简单,复制性很强,但是中间有个最重要的步骤,大家一定要领会,那就是第5步,添加B类事项

首先,各位一定要接受,“同时处理事件”是可以做到的。

很多人,特别是妹子,觉得自己条理性不好,事多了就头晕,心就乱了。

其实只要提前把事情的脉络理顺,同时处理事情是很容易的。

比如,A跟B在一个同办公室,你需要找A要数据,需要给B送材料,你会怎么做?

只要提前把事情罗列清楚,分析出来“需要找A跟B”、“他两在同一个办公室”,同时就能处理两件事。

再举个例子,你要收拾房间(搞卫生、折衣服什么的),你可以同时干什么?

听歌,听书,听课!!!

所以,同时处理事情是可以做到的,而且很容易。

心要静,花几分钟分析即可:

这个事项可以同时干点别的事情吗?

时间、地点、对象 相同和相近的事项 有哪些?能否一起做了?

这样的问题每天早上问自己一次即可,统筹安排好当天的工作和生活,效率妥妥的翻倍!

其次,同时处理多件事之前,可以再列一个标签纸。

我们办公室在整个职场最深的角落里,洗手间却在职场大门外。

也就是说,当我出去上次洗手间,我需要经过三个生产部门。

于是,每次去洗手间都是一场精心策划之旅。

去的时候:

1、三个部门的催收、提醒、运送资料

2、洗杯子、洗手、洗一切

回来的时候:

1、三个部门的沟通、再提醒、回收资料

2、直接去培训或者切换下一件A类事

因为涉及到三个部门,事情比较多,所以,可以额外列个便签字,随用随丢。

(福利,哈哈)

最后,需要专心专注处理的A类事项,不要添加B类。

如果需要专心处理的A类事项,例如写作、画图、数钱这种,基本坐下来就不会再走动的事情,就不要添加B类,安心做事,才是最高的效率。

四、注意事项

1、需要缓冲时间的事情,放在最前面做

什么是缓冲时间

就是需要等待的时间,例如收邮件,一旦遇见邮件附件大,收邮件就会有缓冲时间,所以先点击收邮件,再去干其他事情,回头再来处理邮件即可。

我们公司有个E-HR系统,一听就知道很高大上,做人事工作,每天要从此系统导考勤,上午发出指令,下午才能看到数据。

这个工作就是我每天开机后的第一件事情,如果我中午才发指令,非常有可能晚上才出数据,就会影响销售部门的管理工作,也会影响自己下班时间,所以,越是缓冲时间长的工作,越要放在最前面做。

2、A类事项的排序时,注意黄金时段

原则上,A类事项排序时,按照时间顺序和重要性排序即可。

例如上午有A培训,下午有B培训,A培训肯定在B培训上面。

例如常规工作做统计表和领导安排的紧急工作,肯定得把领导安排的紧急工作放前面。

但是,我们需要注意的是,每个人都有效率超高的黄金时段,例如我就是上午10-12点。

把最重要的工作,把需要专心致志的工作安排在黄金时段。

怎样判断自己的黄金时间

答:① 此时段精神状态佳、不打瞌睡

② 此时段没有胡思乱想

时间过得很快的那段时间,例如你经常感叹“就吃中饭了?”、“就五点了?”,发出感叹前的那段时间就是我们的黄金时间

3、错开高峰期,节省排队时间

排队最是浪费时间的,所以能错开高峰期就一定要错开。

如果要用到系统或者网络干大事,就要挑早中晚的清闲时段。

例如我每个月月底需要将培训课时明细表,传上系统,方便总部调取数据。

首先,表格数据公式多,所以附件体积大。其次,全国的培训师上百人都要上传表格。

所以,一到月底,系统就卡得能死机。

于是我就选择,在中午12点半的时候上传表格,操作后也不需要等上传完,就直接去吃饭或者睡午觉,让电脑慢慢上传即可。下午上班的时候就会看到,传送成功。省时省力不操心。

如果去政府机关办事,嘿嘿~

第一、在相关官网上查询上班时间,赶早去!(到那,就把营业时间的牌子拍照,方便以后工作)

第二、带上能用手机/IPAD处理的事项

第三、带可以纸质处理的事项(例如备课、填写表格、写工作总结等)

4、提前20分钟到的意义

提前到公司,意味着:

① 安静,可以静心分析能同时处理的事情;

② 错开高峰期,参考上一条,不说别的,网速就飞得起,所有系统/网络的事全办了!

③ 处理杂事:早饭、洗杯子倒水、上洗手间、擦桌子、浇花、开机等等事情都可以提前处理,不需要排队,提前进入工作状态,效率翻倍!

④ 给领导留下好印象:多勤奋多积极的小伙子呀,升职!加薪!!这条真是顺带的,嘿嘿~

结尾

做任何事情,真的是先有意识,才能有行动。

若是我们自己觉得不可能同时处理多件事情,或者没必要提高效率,那么我说再多也是枉然。

要先有这样的意识:我要去找A拿资料,还能不能顺便把别的事情干了?

那么提高效率就成了水到渠成的事情!

还有,时间管理的方法,提高效率的方法,真的有很多很多.

各位,找到自己顺手的方法,去做才是王道!

不要收集了很多方法,只是收集,做的时候却完全丢开,

那么,我们还是原来的自己,没有任何进步和提升!

来,先试一试吧,拿出便签字,写下今天或者明天要做的事,然后分A/B类......

原谅我的字丑,我真的尽力了,下图是我为了这篇文章写的所有的标签纸,最上面那张是我日常的字。。。觉得文好、字丑、照片丑的帅哥美女们订阅下我吧,谢谢~~

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