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提高工作效率的方法(一)

1、员工要有目标意识

一个有理想有抱负的员工,一定会为自己的人生设定出长期、短期目标。为了使这些目标实现,他就会充分做好生涯计划。具体地说,就是处理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。

一般说来,员工需用确立的人生目标可分为三种。

其一是达成目标。对公司来说,是指营业额需过多少?或业绩要达到多少?至于一般员工,则是指何时要结婚成家?何时要考取什么资格、执照之类的东西。

其二是向上成长目标,就是追求比现在还要好的目标。譬如一个人的人格、性格、领导力、人际关系等,并没有所谓的终点站,而是要不断精益求精,追求上进即向上成长目标

其三是经检目标,即将亲身的历练放在很重要的位置,再依此设定目标。因为一般人是靠经验来促进自身和成长,所以,想要有什么成长,就需要先有什么经验了。如果你以经验为目标,就要争取多岗位练习的机会,最后确定最适合自己的岗位。

设定人生目标的时候要尽可能明确,但同时也要高瞻远瞩、高屋建瓴。

2、制定你的工作目标

在工作时,员工不可忽略的首要问题是确立目标.工作上没有目标,就等于马拉松赛跑没有终点线.因为,工作目标是一切工作之基石,所有工作之根本。无论工作的条件或内容怎样,但在制订目标时,都必须遵守一些原则。这些原则即具体性、计量性、期限性。在确立目标时,必须制订具体计划,也就是使用可以计量的数字予以表示,然后确定完成的具体期限。

在制订长期目标时,事先应该考虑最终目标、阶段性目标和措施目标三项要素。最终目标,即最终要达到的目的地;阶段性目标,即每一个阶段要实现的短期计划;措施目标则是为完成阶段性规划的具体措施方案。没有目标就不会有成功。员工应该养成制订切实可行的目标,并力求速度快、高效率的付诸行动的良好习惯。因此,为了切实地完成工作,员工必须为确定目标,实现目标而不懈努力。如能像上述那样,明确地将目标分为长、中、短三阶段,那么实现目标就更容易了。

“在制订计划时,我追求的是什么呢?以什么目标开展业务活动呢?

.”要认真想想这些问题,然后条款清晰地记录在卡片上,根据自己所处的立场,将你对所有的问题的看法,真实的记录下来。在记录中,对你认为需要三年多方能完成的项目写上“长”字,对三之内即可完成的项目标上“中”字;一年之内就能完成的项目标上“短”字。因上述目标不可能同时实现,故需要确定实现目标的先后顺序。

我们在具体实施时应该这样做:首先在标有“短”字的项目中选择三个最有价值的,然后以同样的方法,根据目标内容的重要程度,分别在中、长期项目中各选出三项,计为九项。有趣的是这些内容之间大多具有相关性,只是表现方式不同罢了,有的具体,有的抽象。综合上述内容,并联系起来,最后选择三个目标。既已确定了目标,今后努力的方向也就明确了,继之便是坚定不移地干到底,最终一定能战胜困难、挫折,胜利地实现目标

3、制订你的工作计划

在完成一项任务或目标之前,员工必须先做好计划,没有计划地进行工作,只会产生“浪费、忽高忽低、不合理”的涣散局面。消极的态度必然会导致工作上的失误。计划是一门技术,如按照计划进行训练,再艰巨的目标也能完成。关键在于你是否坚持。鉴于计划的重要性,希望大家务必掌握这门技术,并请牢记制订计划的五要素。

(1)确立目标:没有目标计划是毫无意义的,空乏无力的。为什么要确立目标呢,最终要达到什么样目的呢?弄清上述问题是制订计划应具备的最起码的先决条件。

(2)掌握是否具备实现目标所必需的条件:人力、财力、物力、时间、信息等等。这些条件自然要受实际情况的限制。所以必须事先搞清楚实际情况对上述条件限制到什么程度。

(3)实现目标的方针、政策:在制订方针、政策时,一个有效的方法是广泛征求上级、前辈及下属等人的意见、建议。

(4)制订方针政策的具体安排:方针和政策一经决定,应马上做出安排工作。尽量发挥主观能动性、启动脑筋、考虑采用哪些方法才能使既定方针和政策变为实际的行动。

(5)力求方针、政策的完善:方针和政策是行动的指南,所以,要经常修改。为了提高方针、政策的质量,应时刻具备问题意识,发现问题并积极改进。

逐条对照五要素提出的要求,以期订出一个细致、周密、完美无缺的计划来。还有,因为人们制订的能力不一,与能力较高的员工共同磋商制订的有关问题,是制订计划时必须灵活掌握的原则。

(1)事先认真考虑:失败并不都是成功之母,有时也会出现连接失败的情形。最明智的办法是,在开始制订计划认真考虑,这样才可以防患于未然。

(2)牢牢掌握目标:考虑通向目的地的最佳途径,否则会出现意想不到的糟糕结果。

(3)尽量将计划订得大些:计划也要强化自己的信念,并要比常识性目标定得高。

(4)动用脑筋积极思考:“xx能成功吗?”“如何干才好呢?”以这种积极的观念去思考。

4、促进任务完成的“5W-H法则”

“5W-H法则”即“Why、What、Who、When、Where、How。这些法则,我想在部分员工都知道,但能熟练地支配并善用的人却很少。员工如果有在完成任务的过程中,能积极并善用这些法则,其作用是可观的。下面叙述“5W-H”的详细内容:

(1)Why(为什么——--理由、目的)

(2)What(什么------情况、材料、钱财、资讯)

(3)Who(谁-----人)

(4)When(什么时间-----时间、时期、期间)

(5)Where(什么地方-----场所)

(6)How(怎么样-----实行的方法)

在实际工作中,要认真思考并灵活运用上述法则的各项内容。除此之应掌握以下几个要领。

Why(为什么)

.有必要吗?

.调查了吗?

(2)What(什么)

.什么是必要的?

.什么可以使用?

(3)Who(何人)

.谁最适合呢?

.应答应谁呢?

.请谁合作好呢?

(4)When(何时)

.什么时候开始好?

.什么时候完成?

.什么时候最合适?

(5)Where(何地)

.在什么地方最合适?

.放在哪里好?

.在哪里可把东西弄到手?

(6)How(怎么样)

.怎样干好?

.怎么决定呢?

.怎么处理好呢?

对上述疑问,如能有令人满意的回答,就标上OK(很好),如果得不到正确的答案或回答是否定的,就需进行处理。比如说做为一个咨讯人员,有整理资讯时的基本态度必须以“这个咨讯是否有用呢?”这一判断为基础。在过去的三年里,如这份资讯只用一次便不再使用,就应断然地处理掉。即使不是三年而是一年,如资讯使用情况与上述情况类似,也同样要处理掉,关键是必须根据“资讯是否有用”这一观点作正确的判断。

5、遵循工作流程

每一位员工到公司上班,脑子里应时时刻刻存在有工作要依循目标计划—实行—评估的流程来进行。

所谓目标,是指明确地了解工作的目的何在?到何时、做到何种程度将能达到所设定的目标

计划是指想些方法,以更有效的做法促使目标如期达到。

实行或称之为执行,这方面应该注意的有:

(1)依据计划来正确、迅速地去执行。

(2)严守完成日期。

(3)不能照预定进度而不得不变更计划时,一定要向上司报告并接受其建议,千万不可独断独行。

(4)做到一半发生疑问时,一定要与上司商量。

至于评估,则需考虑以下几点:

(1)如果进行得不顺利,其原因何在?

(2)如果进行得顺利时,为何那么顺利?以及再确认一下其成功的原因。

如果做事情都经过上述流程的话,就能自由的掌握住工作的全盘性。尤其是组织的工作,必有其纵向、横向流程,每一位员工,脑子里必须时时存在着目的、背景与其他事情的关连性等观念,事情才能做到正确无误。

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