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如何在1分钟内清晰有效表达自己的观点?

工作中,沟通反复说不清?问题思考无头绪难突破?工作汇报杂乱没要点?为什么会出现这种现象?是文化水平不够?是准备不足?都不是——关键原因在于缺乏“结构化思考力”!

一、什么是结构化思考力

结构化思考力是一种“先总后分”的思考与表达方式,强调先框架后细节,先总体后具体,先结论后原因,先重要后次要。它是一种立体化思维方式。

这边,我们以董事长助理向董事长汇报开会情况为例:

◘董事长您好!李经理来电话说ERP系统出现故障,下午4点钟的会议他不能参加。小张说他晚一点开会没有关系,明天再开会也可以,但最好11:30 分之前开。可是会议室明天已经被被人预订了,但星期五是空着的。王总秘书说,王总明天需要很晚才能从外地出差回来。我建议把会的时间定星期五的10点比较合适,你看行吗?

看完以后的感受是什么?——“乱” 没错!

二、如何才能清晰 结构化地表达呢?

总-分-总三段论:

第1段:在表达开始,要先从结论讲起,说明问题的全貌;

第2段:从三个方面来分别阐述支持你观点的要点(三三原则)

第3段:最后重复结论。

回到刚才董事长助理向董事长汇报开会情况案例,用结构化表达:

◘董事长,您好! 我们可以将今天下午4点的会议改在星期五上午10点开吗?因为王总,刘经理和小张都可以参加,并且本周五会议室还能预定。

三、如何解决结构化思考力的问题?

掌握结构思考力的四个基本原则:

1.结论先行——简明扼要,表达观点

在与人沟通或是向上级汇报时,首先一句话总结出你要说的主题,即中心思想。有结论才有灵魂!并且要抓住重点,不同场合重点不同。汇报工作说结果,检讨工作说流程,请求工作说方案,根据对方所关注的重点来确定主题,确保对方可以清楚快速地抓到你要说的重点。

2、以上统下—— 列举事实,论证观点

有理由支撑的结论才具有说服力!在我们给出结论时,必须有足够的要点支撑这一结论。即上层结构为结论,下层结构为理由。这一部分主要包括两种方法:自上而下的结构化说服法;自下而上的总结归纳法。

·自上而下的结构化说服法,实际运用了演绎法

基于目标确定主题,并将结论作为主题。从对方角度出发,通过“5W2H”设想对方可能关心的问题,提前对这些问题进行解答,在谈话中说对方想要的,提高说服的效率。在不同的场合,我们还可以对结论进行包装,比如文章标题、每页PPT的标题都可以进行提炼和再包装,使其变得生动形象、夺人眼球。

·自下而上的总结归纳法,实际运用了概括总结法

实际上是在我们没有目标的时候,将所有的信息进行分类,归类分组完成后,可以将各个要点概括出一个结论,然后继续向上进行概括总结,直到金字塔结构的塔顶,得出最终结论,确定我们的目标。

3、归类分组—— 表达清晰,容易记

归纳是横向结构的思考,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内,方便理解和记忆。归纳还应注意MECE原则,即“相互独立,完全穷尽”。相互独立要求各部分之间相互独立,即分类是在同一标准(或维度)上,并有明确区分,不可重叠,比如男性和女性,大人和小孩;完全穷尽是指所有的部分都完全穷尽,全面、周密,没有遗漏。完全穷尽是指所有部分完全穷尽,没有重叠。逻辑上要求没有重叠部分,且逻辑严谨具有说服力。

4、逻辑递进—逻辑严谨,有说服力

不同的人有不同归纳方式,没有对错,但一次只能采用三种子顺序(时间顺序、结构顺序、重要性顺序)中的一种,避免逻辑混乱。这一点不止在思考上,在对平时的生活收纳、电脑文件的整理上也同样适用。

四、加强结构思考力的三个方法:

总结了结构思考力的四个基本原则后,实际上也就奠定了结构思考力构建方法的基础。基于四个基本原则,我们也给出了加强结构思考力的三个方法:

1、刻意练习。

在日常工作中,特别是需要向上级以PPT形式进行汇报时,我们可以采用结构思考力的四个基本原则,将我们每一页PPT做成一个金字塔结构,真正做到主题明确、内容充实、吸引眼球。在日常工作任务的处理中,也可以用到四个原则。将工作目标分解为一个个小的工作任务,逐级分类,把大的工作任务划分为一个个小任务,并在完成任务时将这项任务划掉,当看到一项项工作任务被划掉的时候,内心也是成就满满的!

2、用以终为始的思维方式。

有目的地训练自己的结构化思考力。根据学习的“721”法则,有效的学习,70%源于自己的实践练习,20%来自于他人的辅导和反馈,还有10%来源于课堂式培训学习。实践学习依托于现实场景。结构思考力不仅仅是解决问题的一种思维方式,不限于汇报,总结,还可以用在思考,提问,学习,写作,表达和执行等工作与生活的方方面面,这些都是应用场景,也是最主要的训练场景。

3、复盘。

在一天结束的时候,花一点时间总结下一天中有哪些事情运用了结构化思维,运用了结构化思维里的哪些方法,有哪些方法运用的不够合理,可以改进。将这些思考记录下来,定期进行总结。

·最后,真心希望这篇软文能给大家带来帮助,真正实现:思考清晰,表达有力。

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