根据采购管理理论，采购前必须制定详细的、可实施的采购计划，以确保采购工作按计划顺利实施。在制定采购计划时，可以按照以下三个步骤实施。
1采购分析。
在采购分析中，主要分析比较可能的直接成本、间接成本、自制能力和采购评标能力，决定是向单一供应商还是向多个供应商采购全部或部分所需的货物和服务。在项目管理节点上，采购分析应该是已经产生了项目规划和项目方案，采购需要根据方案制定足够的采购预算、步骤和顺序。
流程是分解方案，分解方案任务，列出采购要素。在这个过程中，分解要精细，估算要准确，否则采购会出问题;采购不足，或者过度采购，都会带来麻烦。项目管理论坛。
在本文的项目建设中，作者首先完成了开发测试系统的详细设计方案。在设计方案中，给出了开发测试系统的网络拓扑图和主机存储架构图，明确了系统架构建设的要求。此外，设计方案中还陈述了结构图中各网络、主机和存储设备的详细配置、性能和功能要求。
事后证明，如果当时对方案的详细分析不到位，采购的产品很可能无法满足开发测试环境的需要。因此，大型项目建设需要进行充分的采购分析，这需要全面、具体地进行。
2合同类型的选择。
当决定采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定了买卖双方之间的风险分配。买方的目标是将最大的实施风险放在卖方身上，同时保持项目经济高效实施的回报;卖家的目标是风险最小化的同时利润最大化。
常见的合同可以分为以下五种。不同的合同类型适用于不同的情况，买方可以根据具体情况进行选择。一般来说，其应用如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:目前很少采用，因为不利于成本控制;
2成本加固定费用(CPFF)合同:适用于R&D项目;
③成本加奖励费(CPIF)合同:主要用于对硬件开发和测试有诸多要求的长期合同;
④固定价格加奖励费(FPI)合同:长期高价值合同;
⑤固定总价(FFP)合同:买方易于控制总成本，风险最小;卖家风险最大，潜在利润最大，所以最常用。
本项目采购中，为了控制总成本，降低合同风险，采用固定总价合同。由于本项目为综合项目，成本明确，实施时间短，宜采用固定成本合同。
3采购规划。
根据采购分析的结果和选择的合同类型，编制采购计划，并说明如何管理采购流程。具体包括:合同类型、采购组织人员、潜在供应商管理、采购文件编制、评价标准制定等。
在本文的项目采购中，作者根据采购分析的结果和选择的合同类型制定了采购计划。计划包括以下主要内容:采购内容、采购流程、采购方式、采购进度、采购预算等。有了以上具体的采购计划和实施步骤，就要严格执行计划，化为现实。
如何做好采购计划与预算
1.编制采购数量计划的目的。
企业的经营从采购者采购的原材料和材料开始，加工或组装成产品，然后通过销售过程获得利润。如何获得足够的原材料和材料是采购数量计划的重点。因此，采购数量计划是对特定时期内应该采购的材料的时间和数量的估计。
一般来说，数量计划应达到以下目标。
(1)估计材料所需的数量和时间，以防止供应中断并影响生产和销售活动。
(2)避免过多的材料储存、资金积压和占用储存空间。
(3)配合公司的生产计划和资金调度。
(5)建立材料消耗标准，以控制材料成本。
2.采购数量决策过程。
3.要使用的信息。
(1)生产计划。
销售计划或目标可以通过销售预测和人工判断来制定。销售计划是指各种产品在不同时间的预期销售数量，而生产计划是以销售数量加上预期期末存货减去期初存货为基础的。
(2)材料清单。
生产计划只列出产品的数量。如果想直接知道某个产品需要哪些材料，需要多少数量，就必须使用材料清单。该清单由R&D或产品设计部门制定，列出了制造或组合各种产品的材料。根据这个清单，我们可以准确地计算出制造某种产品所需的材料数量。物料清单中所列的消耗，也就是俗称的标准消耗，可以与实际消耗进行对比，作为物料控制的依据。
(3)库存控制卡。
如果产品有库存，生产数量不必等于销售数量。同样，如果物料有库存数量，则物料采购数量不必等于根据物料清单计算的物料需求。因此，必须建立物料的库存控制卡，以表明某一物料的当前库存状态。然后，根据所需的物料数量，考虑采购物料的作业时间和安全库存水平，计算出正确的采购数量，然后为采购活动发出请购单。
4.采购数量的计算。
综上所述，生产计划、材料清单或材料需求计划、库存控制卡片是确定采购数量的主要依据，因此采购数量可以按以下公式计算:
本期待购数量=本期生产所需材料数量+本期期末计划库存-前期预计库存-前期已购未收数量。
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材料使用计划表仅表明某一材料在某一个月内应订购的总数量。至于某个物料应该什么时候订多少，什么时候到货，必须填写采购数量明细表。
采购预算(计划)。
1.采购预算是多少?
采购预算是指采购部门在一定计划期间(年度、季度或月度)编制的材料采购付款计划。
2.采购预算的目的。
采购部门可以根据采购预算采购和控制采购资金的支出，并使财务部门相应地筹集和安排所需资金，协调采购与财务部门的关系。
国内外采购，有的以延期付款的形式。比如采用承兑交单、远期信用证、远期本票或支票。这些延期付款方式不仅有一定的到期日，而且金额较大(例如D/A、P/N到期日必须100%支付贷款，远期信用证必须90%支付贷款)。因此，如果采购预算(即付款计划)分为到期和新采购两部分，到期部分可以相当准确地估计出来，因此采购预算有助于资金需求计划的正确性。
3.采购预算的内容。
列入采购预算的各种材料的采购数量和金额主要是企业生产、经营和维修所需的原材料、备件和备件。设备更新和基本建设所需的机械、设备和工程材料应单独编制，不列入计划期间的采购预算。
4.采购预算的目的。
采购预算通常根据以下基础编制:
(1)计划期内生产、运行和维护所需材料的计划消耗量。
生产计划管理部门在销售计划的基础上，根据编制的生产计划，以及前期的材料消耗数据和材料清单进行计算和确定。
(2)本期期末预计存货。
本期期末的预计存货是将预算编制日至本期期末的预计收入相加，减去同期的预计交货量而确定的。本期预计期末存货是计划期的期初存货。
(3)计划期末结转的存货。
由仓库管理部和采购部根据各种材料的安全储备和提前订货期共同确定。
(4)材料的计划价格。
它是由采购部门根据材料的当前市场价格和国际政治经济因素等其他影响因素确定的。
影响采购计划和预算的因素。
采购人员应详细注意影响采购计划和预算准确性的因素，具体如下:
1.年度营销计划。
除非市场供不应求，企业的年度经营计划通常从营销计划开始，营销计划的制定受销售预测的影响。销售预测的决定性因素，包括外部不可控因素，如国内外经济发展(GDP、失业率、物价、利率等。)，技术发展，竞争对手情况等。;以及内部可控因素，如财务状况、技术水平、厂房设备、原材料和零部件供应、人力资源和公司声誉等。
2.年度生产计划。
一般来说，生产计划源于营销计划。如果营销计划过于乐观，会把产出变成库存，造成企业的财务负担。相反，过于保守的营销计划会使产出不足以满足客户的需求，失去创造利润的机会。因此，由于营销人员对市场需求的估计不当，生产计划不断变化，采购计划和预算必须经常调整和修订，从而导致材料的供需长期失衡。
3.材料清单。
如果产品和工程变更层出不穷，很难对材料清单做出及时的响应和修订，以至于根据产量计算的材料需求数量与实际用途或规格不一致，导致采购数量过多或过少，材料规格过时或采购困难。因此，采购计划的准确性取决于维护最新和最正确的材料清单。
4.库存控制卡。
由于要采购的数量必须从库存数量中扣除，库存控制卡记录是否正确也会影响采购计划的准确性。这包括材料账目是否一致，材料库存是否都好。如果账户上的数量与仓库货架上的数量不一致，或者不是所有库存的材料都是正确的规格，仓库数量将低于实际可用数量，因此采购计划中要采购的数量将会更低。
5.制定材料的标准成本。
在编制采购预算时，不容易预测未来要采购的材料的价格，所以往往用标准成本代替。如果标准成本的设定是建立在缺乏以往采购数据的基础上，没有工程师来严密准确地计算原材料、人工和制造费用的总成本，其正确性就会降低。因此，标准成本与实际采购价格的差异是采购预算准确性的评价指标。
6.生产效率。
生产效率水平会造成预期的材料需求和实际消耗之间的误差。产品生产效率的降低会导致原材料单耗的增加，使采购计划中的数量不足以生产。当生产效率趋于下降时，采购计划中必须考虑额外的消耗率，这样就不会出现原材料短缺。
7.价格预期。
在编制采购金额预算时，应更多地预测材料价格和市场景气的波动范围，甚至将其列为预算调整的因素。个人主观判断与事实演变往往存在差距，也可能导致采购预算的偏差。
由于影响采购计划和预算的因素很多，在采购计划和预算制定后，需要与产销部门保持定期联系，并根据实际情况进行必要的调整和修订，以达到维持正常产销活动的目的，并协助财务部门正确规划资金来源。
