为什么在职位描述的写作中会出现一些误区?职务说明书编写有哪些误区和注意事项如下:
为了写作而写作。
目前，在一些企业中，由于管理流程不规范或管理者行为不规范，存在责任不明确、任务随意、相互推诿等管理问题。很多企业只注重职位描述的结果或形式，使得职位描述成为真实工作流程的“再现”。从某种意义上来说，作者认为，岗位说明书的开发应该以岗位分析的过程为重点，把岗位说明书看成是对企业现有岗位的一个大盘点，或者是一个业务流程重组，从而明确各个岗位的职责权限，规范工作流程，达到科学管理的目的。
缺乏专业培训。
岗位说明书的编制是人力资源管理的一项特殊技术。由于缺乏专业技能或工作描述写作培训，许多企业也存在描述不规范、语言不准确的现象。尤其是在工作职责的描述上，应该是关于一份工作最终结果的陈述。因此，应当准确、清晰地界定岗位人员应承担的责任、工作必须达到的权限和目标，规范权利、责任和利益的关系。但是，很多公司的岗位说明书在描述性术语的选择上普遍使用了“负责、管理”的字眼，导致岗位职责的描述过小或过大。
宣传不到位。
岗位说明书的编制应该是一个自上而下的过程，涉及企业的各个层面。编制岗位说明书的目的是让员工明确自己的工作职责、职能和基本要求等。因此，所有员工都应该支持和参与准备过程。但很多企业或各级管理者把这项工作当做“功课”，没有与员工充分沟通。甚至在职位描述形成后，忽略了现任者的“反馈”或“确认”环节，所以作用不大;有的员工因为宣传力度不够，不知道岗位说明书的作用，有的员工误以为岗位说明书是写来“固定员工人数”的，显然是对员工的威胁。导致员工不理解、不使用、不执行，使得岗位说明书成为可有可无的摆设。比如，一些员工在定义工作资格时感到恐慌。如果按照行业内通行的标准来定义岗位人员的资质，很多老员工的学历或者技能都不能满足企业的要求，所以会认为岗位说明书是企业设置的障碍，产生敌对思想。
工作定位不明确。
很多企业注重优化企业的工作流程，解决多头领导的现象，完善现有的职责分工。但是在实际工作中，我们经常面临一个两难的问题:是描述企业各个岗位的现状，还是目标状态，即“什么”和“应该是什么”。如果选择后者“应该是什么”，那么在界定各个岗位的职责时，必须对现有的职责重叠、权限不清的现象进行调整，这将导致部分员工的工作职责和权限发生变化，可能导致抵触情绪。因此，写作工作必须得到最高管理层的认可或支持。
同时，我国一些企业，尤其是一些民营企业的管理极不规范，工作任务的分配通常依赖于员工个人的工作能力和领导的意志，使得基层员工对上级的命令疲于应付，造成“计划外工作，管理混乱”的现象。
工作描述没有及时修改。
随着业务环境的变化和企业的发展，企业内部的业务流程也在不断变化，部门的职责和工作内容及要求也在不断变化，尤其是网络时代的新兴行业。一般来说，岗位说明书要不断修改，修改的频率要根据行业的发展和职责的变化灵活选择。因此，当企业发生重大组织变革和战略调整时，企业应及时修订岗位说明书。但是，一些企业的岗位说明书并没有随着企业的发展而改变，使得原有的岗位说明书在新的形式下失去了价值，难以发挥其规范和指导作用。
职务说明书写作误区分析。
标准化的工作描述明确定义了工作职责、资格、工作特点、工作目标等重要因素。，为企业开展岗位评估、人员招聘、绩效考核、确定培训需求和薪酬管理提供依据。但很多企业发现，编制岗位说明书对提高自身绩效、提升人力资源管理效率没有预期效果，不能体现岗位说明书的规范性和限制性作用。原因是什么?
一是职责界定不清，任务重叠不理顺。
目前，中国企业存在许多管理混乱的现象，如工作职责不明确，任务随意分配，有能力的人多做工作，出现问题时相互推诿。因此，岗位说明书不应该是对当前工作任务的简单要求和描述，而应该是明确每个岗位的职责和权限，规范工作流程，达到科学管理的目的。在编制岗位说明书之前，需要进行认真的岗位分析和调查，了解各岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、任职资格等因素。在实践中，可以灵活选择问卷、访谈、工作日志、实地观察等方式。
定义工作职责时，首先要写部门职责。一个岗位的职责应该是对一个部门职责的分解，一个部门的职责应该体现在岗位的职责上，即“每个人都有事情做，每个人都有事情做”。部门职责是界定工作职责的基础。所以，明确工作职责的第一步是明确部门职责。在定义部门职责时，可以根据部门的工作任务进行分析，规范各项任务的工作流程，找出部门之间的重叠工作，明确各部门的职责和权限。工作流程图可以清晰地描述完成工作的过程，反映不同岗位之间的工作联系关系。当出现职责重叠的现象时，要具体问题具体分析，而不是简单的“一刀切”。
其次，将部门的职责分解到部门的各个岗位，明确各个岗位之间的分工。这个过程也可以作为企业人员配置的依据。根据任务数量和工作要求，将部门的工作任务合理分解到具体岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，明确部门内各岗位的岗位职责。特别是当多个岗位承担一个共同的任务时，要用规范的语言明确每个岗位在这项工作中的职责。例如，公司财务部门的职责包括以下关键项目:会计、资金管理、预算管理、成本管理和财务分析。
二、描述不规范，语言不准确。
岗位职责描述应当准确、清晰、真实地界定岗位的职责、权限、目标和规范性职责及利益。但很多企业的岗位说明书不注重描述用语的选择，普遍使用“负责、管理”等字眼，导致岗位职责泛化、泛化，造成“千岗一面”的现象，或者使岗位职责过小或过大，按照岗位说明书的描述方法和用语来说尤为重要。标准的岗位职责描述格式应为“动词+宾语+结果”。动词的选择可以参考表1。对象表示任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过完成工作所要达到的目标，可以用“保证、保证、争取、推动、促进”等词语连接起来。比如人力资源部门负责人负责人力资源战略，可以用“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，确保人力资源对公司发展战略的有效支持”来形容。
第三，宣传不到位，员工不了解。
岗位说明书涉及到每个岗位的描述和规范，旨在让员工清楚地了解自己的岗位职责，这个岗位在企业中的作用，以及企业的要求。因此，所有员工都必须支持和参与准备过程。遗憾的是，很多部门负责人草草完成工作，就好像在处理作业一样，并没有借此机会与员工充分沟通。即使完成岗位描述，员工也不知道岗位描述的作用。也有员工认为岗位说明书是对工作的限制，员工不理解、不使用、不执行，使得岗位说明书成为可有可无的摆设。
另外，资历的定义会让部分员工感到恐慌或失望。在国企，如果按照行业通行标准来定义岗位任职资格，很多老员工的学历或者技能都达不到企业的要求，会认为岗位描述是人力资源部门设置的障碍，担心自己以后的职业发展。另一方面，企业为了培养和培养人才，往往会把一些重点培养对象放在基层一段时间。这些人才的素质和技能会远远高于岗位的要求，心理会不平衡。如果不及时引导，会导致优秀人才流失，给企业造成巨大损失。所以企业在编制岗位说明书时，各部门主管要负责，人力资源要提供格式和方法，并及时给予指导和审核。此外，应做好充分的准备，并教育员工制定职务说明的意义以及说明中各种内容的含义。对于目前的人员配备不能满足或远远超过企业要求的现象，企业应向员工说明原因，打消他们的思想疑虑，保证企业的稳定发展。
第四，定位不明确，高层不同意。
HR经理写岗位说明书的时候，如果原岗位职责没有明确界定，就要对原岗位职责做一个大的盘点，写的工作量会很大。此时，人力资源管理面临着两个选择:对现状的描述和对未来的描述，即“是什么”和“应该是什么”的问题。如果写岗位说明书是为了解决岗位职责的“应该是什么”，那么在界定岗位职责时，必须对现有的职责重叠、权限不清的现象进行调整，这将导致部分员工的岗位职责和权限发生变化，并可能引起员工的抵制和反对。
因此，人力资源经理在编制前，应与相关高级领导进行讨论，认识到规范岗位职责的意义，明确岗位说明书的定位，并获得领导对职责变更的理解和支持。在岗位说明书实施过程中，高层领导要带头树立岗位责任意识，对所有工作实行集中管理。
第五，管理不及时。
随着时代的进步和企业的发展，企业各部门的职责和岗位的工作内容会不断变化，尤其是在网络时代的新兴行业。一般来说，岗位说明书至少1~2年修订一次，并根据行业发展和职责变化灵活选择。但是，当企业发生重大组织变革和战略调整时，应及时修订岗位说明书。国内很多企业都注重岗位说明书的更新和发展。比如联想集团甚至规定岗位说明书每半年要修改一次。
所以职位描述的格式要简洁、实用、有重点，不能有太多的项目。而且制定了动态管理制度，有专人负责管理更新。
