根据一项研究显示，相较于从不给意见回馈的主管，员工宁愿选择一个只给负面回馈的主管。员工需要知道，在公司与主管眼中，他的表现如何，还有哪些地方需要改善。
那么，主管如何在不打击员工士气的情况下，把“给负面意见回馈”这个工作做好？管理顾问杰弗雷·詹姆士(Geoffrey James）提出了以下十个建议：
1、不要常常给员工负面回馈。如果工作环境充满了批评与抱怨，员工会士气低落，因为觉得无论怎么做，都很有可能被责备。IBM的一位主管瑟鲁提（Dan Cerutti）曾说，每给出一个负面回馈，他尽量会给出七个正面回馈，以平衡办公室的气氛。
2、不要累积。负面回馈一次说一点，员工比较容易改进。如果主管老是想：“等到有好的时机，我再跟他说好了。”问题一路长期累积，等到不得不说时才一次全部告诉员工，员工会难以消化。在事情发生之后立刻给回馈，效果最好。
3、永远不要当作发泄情绪的渠道。有些主管在工作受挫时，会藉由责骂员工减轻自己的压力。但是丢出一连串的批评，鲜少能够鼓励员工改进行为，往往反而造成他们的抗拒。
4、不要采用发电子邮件的方法简单反馈。有些主管为了避免冲突或尴尬，选择使用电子邮件给予员工负面回馈。电子邮件不像面对面，单向的沟通比较容易造成误会，而且如果邮件被复制或者转发，会有更多人牵涉进来，事情变得更复杂。
5、从一个发自内心的赞美开始。管理顾问纳罗迪克（Sally Narodick）认为，给予回馈的谈话若从赞美开始，是一个好的开始。有效的回馈是把重点放在正面的部份，指出员工可以成长的空间。
6、寻找问题的根源。如果主管先了解员工是怎么想的，往往可以提供更好的建议。主管可以先问员工：“为什么当初你会想要那样做？”“你那时候考虑的点是什么？”
7、说之前先听。承续上一个原则，除非员工觉得主管已经了解他们的想法，否则主管的意见不贴近实情，他们会难以接受。回馈要见效，主管必须先了解情况，再从同理心的角度给予意见。
8、问出促进员工自我评估的问题。很多时候，其实员工自己知道问题，甚至也有些改进的想法，主管只需要引导他们，请员工一起参与让自己变得更好的计划。主管可以问员工：“如果我们当时怎么做会更好？”“你觉得我们将来可以如何改进？”
9、说明希望看到的行为。如果没有讨论到如何改进的部份，给予负面回馈等于毫无用处。但是如果主管像下命令般告诉员工应该怎么做，通常也只是浪费时间。比较理想的做法是，主管清楚说明希望看到的行为，然后跟员工讨论可行性，以及双方都能接受的达成方法。
10、自己也要愿意接受回馈。主管要给予员工负面回馈，自己也应该有接受负面回馈的肚量。这个举动不仅能让员工更乐于接受负面意见，而且主管也从中受惠，因为员工的诚实回馈很有价值。
